スポ少の配車表｜Excelテンプレートとアプリの違い。金曜の夜が消えるのはなぜか

金曜日の21時過ぎ。土曜日の試合に向けた配車表が、ようやく完成する。

ExcelをPDFにしてLINEへ送る。「明日の配車です。ご確認ください」。ここまで来れば、配車担当としてはほぼ閉店である。あとは風呂に入り、ビールでも飲みながら「今週もよく働いた」と自分を褒めたい。

ところが数分後。

「すみません、明日うちの車出せなくなりました」

少しして別の人から、

「帰りだけ乗せてもらえますか？」

さらに、

「○○も一緒に乗ることになりました」

完成したExcelをもう一度開く。一台減らし、子どもを動かし、座席数を確認し、PDFを書き出して再送する。

22時を回る。

「変更版です。こちらをご確認ください」

そして23時前。

「すみません。最初に送られたほうを見ていました」

Excelは悪くない。

Excelは今日も黙って働いている。

悪いのはExcelではないのだが、こちらとしてはExcelと一緒に反省会を開きたい気分になる。

スポ少の配車表は、Excelで作るだけならそんなに難しくない

「スポ少 配車表 Excel」で探している人が欲しいのは、たいていすぐ使えるテンプレートだ。

日付、行き先、集合時間、運転手、乗る子どもの名前、乗車可能人数。このあたりがあれば配車表として成立する。

Excelはかなり優秀だ。列も増やせる。色も付けられる。チーム独自のルールにも対応できる。

「青は往路、黄色は復路、緑は現地集合、ピンクは要確認」

気がつけば配車表なのか、春のパンジー祭りなのか分からなくなるが、それでもちゃんと管理できる。

Excelが得意な保護者が担当すると、さらに進化する。

条件付き書式が入る。プルダウンが入る。数式が入る。乗車人数まで自動計算される。

そして翌年、担当が交代する。

新担当者「ここ、触って大丈夫？」

前担当者「そこは触らないで」

一番怖い言葉である。

スポ少では、たまにExcelファイルの中に「封印されたセル」がある。

ただし、Excelで配車表を「作る」ことと、配車を「管理する」ことは別の話だ。

Excelが担当するのは最後にできあがる表である。その前には参加確認があり、車出し確認があり、未回答者への連絡があり、条件整理がある。完成した後には変更、再調整、最新版の共有が待っている。

担当者を疲れさせるのは、セルへ名前を入力している時間だけではない。

むしろ、その前後のほうが長い。

Excelテンプレートが最も輝くのは「全員の返事がそろった後」だ

例えば、日曜日に遠征があるとする。

火曜日にLINEへ流す。

「日曜日の試合について、参加・不参加と車出し可否を木曜日までにお願いします」

水曜日。ぽつぽつ回答が来る。

「参加します。車出せます」

「参加します。車は出せません」

「父が行ければ出せます」

最後だけ急に哲学的である。

「行ければ出せる」は、配車担当からすると「猫が箱に入っているかもしれない」と同じくらい扱いに困る。

木曜日の夜。

まだ返事がない家庭がある。

全体LINEでもう一度知らせる。

「本日締切です。未回答の方はお願いします」

既読は増える。

返信は増えない。

この現象には名前を付けてもいいと思う。

「既読だけ順調現象」である。

21時になり、担当者が個別LINEを送る。

「すみません、日曜日は参加されますか？」

返事を待つ。

この間、Excelは開ける。しかし何もできない。

車が何台あるか分からないからだ。

つまり、どれほど美しいExcelテンプレートを持っていても、材料が来なければ料理はできない。

最高級の包丁を持って厨房に立っているのに、玉ねぎが届いていない状態である。

本当に面倒なのは、LINEをExcel語に翻訳する作業だ

全員から「参加○・車出し○」と返ってくれば簡単だ。

実際はそうならない。

「行きは車出せますが、帰りは兄の試合があるので抜けます」

「下の子を連れていくので、あと二人なら乗れます」

「現地集合します。帰りだけお願いしたいです」

「車は出せますが、午後から予定があるので早く帰りたいです」

「夫が行ければ七人乗り、私なら五人乗りです」

もはや配車というより、条件分岐である。

Excelへ入力する担当者は考える。

往路○、復路×。乗車可能二人。兄弟あり。現地集合。復路のみ希望。

列が増える。

「往路」

「復路」

「車出し」

「定員」

「兄弟」

「現地集合」

「帰宅方法」

「備考」

「要確認」

翌月には「途中離脱」が加わる。

その次に「コーチ同乗」が加わる。

半年後、右端の列を見るために横スクロールすると、指が一往復では足りない。

最初は配車表だった。

いつの間にか航空管制システムみたいになっている。

それでもExcelは何も文句を言わない。

文句を言っているのは担当者だけだ。

この問題の正体はExcelの性能不足ではない。

自由な文章で届いた情報を、担当者が一件ずつ配車データへ変換していることにある。

Excelとアプリの違いは、見た目ではなく「誰が入力するか」に出る

Excel管理では、各家庭がLINEで返事をして、配車担当者がそれを拾って表へ入力する形になりやすい。

つまり、

保護者が回答する。

担当者が読む。

担当者が判断する。

担当者が転記する。

担当者が間違っていないか確認する。

回答者は一回しか作業していないのに、担当者はその回答を何回も触っている。

これが地味に効く。

アプリ型の仕組みでは、参加、不参加、車出し可否、人数などを各家庭が決められた項目へ直接入れられるものがある。

ここで重要なのは、「スマホだから便利」ではない。

回答した本人が、そのままデータを作ることだ。

Excel方式では「回答者」と「入力者」が別人になる。

アプリ方式では、その二人を同じ人にできる。

配車担当者からすると、これは大きい。

一人の「車出せます」をExcelへ入れるのは数秒かもしれない。

ただ、20件あれば20回。

さらに変更が来れば21回、22回と増えていく。

そして変更を頼む側は言う。

「すみません、ちょっと変更お願いします」

スポ少の配車で、「ちょっと」という言葉ほど警戒すべきものはない。

「帰りだけ変更です」

担当者には聞こえる。

「これから座席を組み直し、他の車の人数を確認し、PDFを作り直し、もう一度LINEに流してください」

翻訳すると、だいたいこうなる。

Excelで最もやっかいなのは、古い配車表が成仏してくれないことだ

配車表をExcelで作り、PDFや画像にしてLINEへ流す。

ここまでは問題ない。

問題は変更が出たときである。

新しいファイルを送る。

するとLINE上には二つの配車表が存在する。

また変更が入る。

三つになる。

ファイル名も進化していく。

「配車表.pdf」

「配車表_変更.pdf」

「配車表_最新版.pdf」

「配車表_最新版2.pdf」

最新版に「2」が付いたあたりから、担当者自身も少し不安になってくる。

そこで強い意志を込める。

「配車表_最終版.pdf」

これで終わる。

終わらない。

22時47分。

「すみません、明日父ではなく私が行くので、乗れる人数が変わります」

「配車表_最終版_修正.pdf」

最終版とは、何だったのか。

スポ少における「最終版」は、ボクシングで言う「これが最後の一発」と同じくらい信用ならない。

LINEへ一度送った古い配車表は、そのまま残る。

後から見た人が古いファイルを開く可能性もある。

アプリ型管理の強みは、一つの場所を更新して、みんながそこを見る形にしやすいことだ。

これは派手な機能ではない。

ただ、配車では派手さより「全員が同じ表を見ている」が強い。

親はA車だと思っている。子どもはB車だと思っている。担当者はC車へ変更したつもり。

こうなると、朝の駐車場で謎解きゲームが始まる。

そして集合時間は近づいてくる。

誰もそんなレクリエーションを求めていない。

アプリを入れれば返信の遅い人が突然俊敏になる、ということはない

ここまで読むと、「じゃあアプリにすれば全部解決するのか」と思うかもしれない。

そんなに都合のいい話ではない。

Excelからアプリへ変えた瞬間、返信を忘れる人が毎回30分前に回答するようになるわけではない。

新しいアプリを入れた途端、全保護者がマニュアルを熟読し、「操作方法、完全に理解しました」と言い始めるわけでもない。

むしろ最初は、

「これどうやるんですか？」

「ログインできません」

「パスワード何でしたっけ？」

が来る。

スポ少のIT化は、最初の一週間だけ全員が新人社員になる。

さらに、回答期限を過ぎても担当者が必ず個別連絡する運用なら、ツールを変えても状況は大きく変わらない。

Excelでは、

「まだLINEの返事が来ない」

だったのが、

アプリでは、

「まだ入力されていない」

になる。

画面が変わっただけである。

アプリが減らせるのは、情報収集、転記、一覧化、更新、共有などの人力作業だ。

人間そのものをアップデートする機能まではない。

もし搭載されたら、スポ少より先に会社で導入してほしい。

配車が少ないなら、Excelを卒業する理由はない

ここは意外と大事だが、Excelで問題なく回っているなら、無理に変える必要はない。

遠征が少ない。参加者もだいたい固定。車を出す家庭も決まっている。変更もほとんどない。

この状態なら、Excelは非常に使いやすい。

配車の形式も好きに変えられる。

「今回はコーチ車を別にしたい」

「帰りだけ組み替えたい」

「この大会だけ集合場所が二か所ある」

セルを増やせば対応できる。

Excelの最大の長所は、何でもできることだ。

そして最大の短所も、何でもできることだ。

自由なので、担当者が工夫すればするほど、その人専用のシステムになっていく。

最初は単純な表だったのに、数年後には数式、色分け、非表示列、別シートが増えている。

新担当者が開く。

「この緑色は何？」

「往路だけ」

「じゃあ薄い緑は？」

「それは帰りだけ」

なぜだ。

色の意味が直感と逆である。

担当者しか分からないExcelは、便利なテンプレートではない。

その人の脳みそを.xlsx形式で保存したものだ。

配車担当が替わった瞬間、Excelの本当の難しさが分かる

前任者が卒団する。

新しい担当者へファイルが渡される。

「前のをコピーして使えば大丈夫だよ」

この一言ほど、大丈夫ではないものも珍しい。

開いてみる。

謎の色。

謎の数式。

謎の非表示列。

なぜか一か所だけフォントが違う。

そして「ここは消さないでね」と言われるセルがある。

RPGなら確実に何か封印されている。

ただ、本当に困るのはファイルの中ではない。

「○○家は弟も乗るから一席減らす」

「△△家は帰りだけ別」

「この二人は家が近いから同じ車にする」

「監督の荷物が多い日は荷物スペースを空ける」

こうした判断条件がExcelに書かれていない。

前任者の頭の中にある。

だから担当を交代したはずなのに、毎回前任者へLINEする。

「すみません、ちょっと確認なんですけど」

前任者も断れない。

卒団したのに、まだ配車担当である。

子どもは卒団した。

親だけ留年している。

これはExcelの問題というより、管理方法が属人化しているという話だ。

アプリを検討する目安は「Excelを触っている時間」ではない

Excelとアプリのどちらを使うか迷ったとき、「配車表を作るのに何分かかるか」だけで判断すると少しズレる。

見るべきなのは、その前後だ。

LINEを何度も遡って回答を探している。

「車出せます」と言った人を別のメモへ控えている。

未回答者へ個別LINEしている。

返事が来たらExcelへ転記している。

変更が出るたび座席を組み直している。

PDFを書き出し直している。

「先ほどのものではなくこちらが最新版です」と再投稿している。

このへんに時間を取られているなら、問題はExcelの表ではない。

情報が人から人へ何度も移動していることだ。

逆に、参加者も車出しもすぐ決まり、一回Excelを作って共有すれば終わるなら、Excelのままでいい。

新しいアプリを導入して説明会まで開く必要はない。

配車が年に二回しかないのに、壮大なシステムを導入したら、それはそれで面白い。

町内会のラジオ体操にNASAの管制室を作るようなものである。

Excelテンプレートを使うなら、「美しい表」より「壊れにくい表」がいい

Excelで続けるなら、見栄えより修正しやすさを優先したほうがいい。

最低限必要なのは、日付、行き先、集合時間、運転手、乗車する子ども、往路・復路、現地集合などだ。

セル結合を使いまくり、色を何色も使い、印刷するとA4一枚に美しく収まる表は気持ちいい。

ただし、前日の夜に一人変更すると急に面倒になることがある。

配車表は作品ではない。

文化祭のポスターでもない。

誰がどの車で行くか分かれば勝ちである。

Excelが得意な人ほど、「せっかくだから車出し回数も集計しよう」「出席率も出せる」「年間履歴も別シートで」と進化させたくなる。

気持ちは分かる。

Excelは、人間に「もう一列増やせるぞ」と誘惑してくるソフトである。

その誘惑に乗り続けると、最後には配車をしているのか経営分析をしているのか分からなくなる。

「今月の○○家の車出し率は前年比で……」

そこまで来たら一回コーヒーを飲んだほうがいい。

Excelとアプリの差は、「表を作る道具」と「配車を回す仕組み」の差に近い

Excelは配車表を作る道具として非常に優秀だ。

これは変わらない。

問題は、スポ少の配車という仕事そのものが、表を作ることだけではない点にある。

回答を集める。

条件を整理する。

車を割り振る。

変更する。

最新版を知らせる。

当日の欠席にも対応する。

ここまで全部含めて配車である。

Excelでラクに回っているなら、そのままでいい。

一方、担当者がLINEを読み、Excelへ転記し、PDFを作り、変更のたびに作り直し、古い表を見た人から問い合わせを受けているなら、「もっと良いExcelテンプレート」を探しても限界がある。

便利なテンプレートを探し続けて、version12まで作った結果、担当者本人だけが使える究極のExcelが完成することもある。

それは進化なのか。

たぶん少し違う。

最初の金曜日の夜に戻ろう。

21時に配車表を送った。

21時20分に変更。

22時に再送。

23時前に「最初のを見ていました」と連絡が来る。

この状態で欲しいのは、罫線がきれいな新しいExcelテンプレートなのか。

そこだけは、一度考えてみたほうがいい。