「まだ未回答が5人…」スポ少の出欠確認で毎回催促する人が疲れる理由と、返事が集まる5つの仕組み

日曜に練習試合がある。

月曜の夜、保護者LINEに「日曜日の出欠を水曜日までにお願いします」と送る。火曜日には何人か返ってくる。水曜日の夜、ちょっと嫌な予感を抱えながら確認する。

未回答、5人。

出た。

スポ少名物「最後の5人」である。

「まだ未回答の方、お願いします」と送る。既読だけはものすごい勢いで増える。ここだけ見れば全員生存確認は取れている。しかし返事は増えない。LINEの既読機能が、こんなに人を煽ってくる装置だとは入団前には誰も教えてくれない。

しばらくして2人回答。

残り3人。

翌朝1人回答。

残り2人。

もはや出欠確認ではない。ミニバス版「逃走中」である。担当者だけハンターで、未回答者はなぜか賞金も出ないのに全力で逃げる。

木曜日、ついに個別LINEへ移行する。

「日曜日どうされますか？」

1人はすぐ返ってくる。もう1人は夕方になっても返事がない。そして金曜日、体育館で子どもから「うちのお母さん、行くって言ってたよ」と知らされる。

知らん。

お母さんの脳内会議で可決された決議を、こちらは受信できない。

こうして参加人数がようやく完成する。拍手も表彰式もない。担当者に残されるのは「全員集まった……」という達成感ではなく、「なんで俺、毎週こんなことしてるんだ」という静かな悟りである。

スポ少の出欠確認で疲れるのは、LINEを送ることではない。

返事をしない人の分まで覚え、数え、確認し、催促し、最終的には念力まで使って予定を完成させるから疲れるのだ。

A　返事が遅いことより、「誰が返していないか」を覚え続けるほうが疲れる

出欠担当をやったことがない人は、わりと簡単に言う。

「もう一回LINEすればいいじゃん」

確かに送信だけなら10秒で終わる。

では、その10秒にたどり着くまでを見てみよう。

参加者一覧を開く。回答済みを確認する。未回答者を確認する。「あれ、この人はLINEでは返してないけど、この前の練習で“たぶん行けます”って言ってなかったっけ」と記憶を掘る。「たぶん」は参加なのか未定なのか、哲学者でも答えづらい問題である。

さらに、「上の子は参加だけど下の子はどうだったっけ」「車は出せるって書いてあるけど本人は参加なのか」「スタンプだけ来てるけど、あの笑顔の犬は参加を意味するのか」。

スポ少に長くいると、スタンプの表情から出欠を読み取ろうとする特殊能力まで身につく。

資格にはならない。

そして一番面倒なのは、未回答者をずっと頭に置いておくことだ。

夕飯を作っていても「あと3人」。風呂に入っていても「あと2人」。布団に入って「あ、まだ○○さん返事ない」。

担当者の脳内メモリの一部が、無料でスポ少に貸し出されている。

スマホは充電できるが、保護者はUSB-Cでは充電できない。

だから疲れる。

作業そのものより、「まだ終わっていない仕事」を家庭にまで持ち帰っている時間のほうが長いのだ。

B　催促しているうちに、いつの間にか「返事をもらう責任」まで担当者の仕事になる

本来の出欠確認は、ものすごく単純である。

「参加します」

「欠席します」

以上。

二択である。東京大学の入試ではない。

ところが未回答が出る。

担当者が催促する。

また未回答。

個別LINEする。

それでも返事がなければ、体育館で本人を見つける。

ここまで来ると、出欠担当ではなく借金の取り立てみたいになってくる。

しかも怖い顔はできない。

笑顔である。

「日曜どうですか〜？」

心の中では「水曜までって書いたやろ」が体育館を三周しているのに、表情はニコニコである。スポ少の保護者は、こうして接客スキルだけ異様に上がっていく。

さらに不思議なことが起きる。

最初は「各家庭が期限までに返事をする」という話だったのに、いつの間にか「担当者が全家庭から返事を集める」という仕事へ変わる。

つまり責任が移籍する。

しかも移籍金ゼロ。

未回答者は「すみません、忘れてました」で終わる。

担当者が見落とすと「○○さんに確認した？」となる。

いやいやいや。

忘れた側には一言で復活できるセーブポイントがあるのに、集める側だけハードモードなのはなぜなのか。

もちろん返信が遅れる理由はある。

仕事中にLINEを見て「夜返そう」と思い、そのまま忘れる。夫婦で予定を確認しないと決められない。兄弟の予定がまだ分からない。参加と答えたら車出しまで頼まれそうで、なんとなく画面を閉じる。

人は「あとでやろう」と思った瞬間、かなりの確率で未来の自分を過大評価している。

未来の自分もだいたい忙しい。

だから、返信が遅い人を全員「非常識な親」に分類したところで何も解決しない。

本当におかしいのは、必ず出る未回答を、一人の担当者が毎回手作業で回収する仕組みのほうだ。

C　「あとで返せばいい」が成立するのは、誰かが必ず拾ってくれるからだ

「水曜日までに回答してください」

この文章を見て、水曜日までに返す人がいる。

一方で、こう考える人もいる。

「まあ、忘れてたらまたLINE来るし」

実際、来る。

木曜日にも来る。

下手をすると金曜日にも来る。

つまり表向きは締切なのに、実態は「水曜日あたりから催促が始まります」というイベント告知になっている。

水曜日締切。

木曜日、第一催促。

金曜日、個別催促。

土曜日、担当者の精神が決勝戦。

これでは急いで答える人だけが真面目に締切を守り、遅い人には無料の延長サービスが付いてくる。

ホテルなら追加料金を取られるところだが、スポ少では担当者の善意で一泊無料である。

しかもこのシステム、未回答者が得をしているというより、「必ず拾う人がいるから成立してしまっている」と考えたほうが分かりやすい。

誰かが忘れた。

気が利く人が確認する。

誰かが返していない。

責任感のある人が個別に聞く。

誰かが変更した。

段取りの分かる人が表を書き直す。

こうして、「返事をしない人」が固定される前に、「追いかける人」が固定される。

スポ少には選手のポジションがある。

ポイントガード、センター、フォワード。

保護者にもいつの間にかポジションができる。

配車係、撮影係、荷物係、そして「返事がない人を追いかける係」。

そんなポジション、募集要項には書いていなかった。

返事を集める方法は、催促の文章を上手にすることではない

催促を何度もやっていると、文章がどんどん丁寧になる。

「お忙しいところ失礼いたします」

「再度のご連絡となり恐縮ですが」

「ご都合がお分かりになりましたらご回答いただけますと幸いです」

何の仕事だ。

相手は毎週体育館で会う保護者である。

昨日まで「おつかれー」と話していた相手に、急に総務部長みたいな文章を送っている。

さらに優秀な担当者になると、絵文字まで研究し始める。

「🙏」を付けると柔らかいか。

「😊」なら圧がないか。

「🙇‍♀️」だと謝りすぎか。

気付けば、出欠を一つ取るために外交文書を作成している。

でも問題は文章ではない。

「お願いです🙏」を「お願いしまーす😊」に変えても、返さない人は返さない。

担当者に必要なのはコピーライティング講座ではない。

仕組みである。

1　「回答期限」ではなく「期限を過ぎたらどうなるか」まで決める

「水曜日までにお願いします」

これだけだと、水曜日は締切ではなく希望日になる。

美容院の「10分前にお越しください」と同じくらい、人によって解釈が違う。

だから必要なのは、「締切を過ぎたらどうなるか」まで決めておくことだ。

例えば、期限までの回答で参加人数や配車を組む。期限後の変更は、その時点で可能な範囲だけ対応する。

これは罰ゲームではない。

締切後に毎回すべて組み直すサービスを終了するだけだ。

「昨日まで欠席だったけど、やっぱり行けます」

もちろん行けるなら行けばいい。

ただし、その一言で配車表が全消しされ、担当者が深夜に新シーズンを開始する仕組みにはしない。

子どもの活動は守る。

担当者の睡眠時間も守る。

両方守っていい。

なぜかスポ少では後者だけ「まあ誰かがやればいい」で処理されがちだが、その「誰か」にも明日がある。

2　全員への催促は一回まで。そこから先を担当者の善意にしない

未回答が3人いる。

真面目な担当者は考える。

「もう一回送ろうかな」

さらに1人残る。

「個別に聞こうかな」

返事が来ない。

「旦那さんのほうに聞こうかな」

待て待て。

出欠確認から家系図調査に進化している。

催促には上限を決めたほうがいい。

最初の案内を出す。必要なら期限前後に一度だけ再通知する。それ以上を担当者の責任にしない。

重要なのは「絶対に1回」という数字ではない。

担当者の性格によって、催促が無限増殖しないことだ。

責任感のある人は、放っておくと最後の一人まで追う。

そのうち体育館の入口で待ち伏せする。

「あ、○○さん。日曜日なんだけど」

それはもう出欠担当ではない。

関所である。

3　回答場所を一つにする。「LINEで返しました」は地味に事故のもとになる

出欠確認には、もう一つ強敵がいる。

回答経路が多すぎる問題だ。

グループLINEで「参加します」。

個別LINEで「行けます」。

体育館で「たぶん大丈夫」。

駐車場で「旦那に聞いとく」。

子ども経由で「ママ行くって」。

そして担当者の脳内では、それらを全部一つの参加表に合成しなければならない。

人間APIである。

しかも無料。

「この前言ったよね？」

これも怖い。

スポ少の保護者は一週間に何十人と話す。「言った」という事実と、「記録された」という事実は別物だ。

スーパーで店員に「卵買います」と宣言しても、レジを通していなければ買ったことにはならない。

出欠も同じである。

回答する場所を一つにする。

LINEは「回答してください」という通知に使い、正式な回答は決まった場所に集める。変更も同じ場所に入れる。

ClubCoreを作った理由の一つも、まさにここにある。

LINEに全部やらせると、出欠の上に「了解です」のスタンプが10個乗り、その上に写真が30枚流れ、その上に「水筒忘れてます」の連絡が来て、大事な情報が地層になる。

数日後には発掘調査である。

「確かこの辺に○○さんの参加連絡が……」

LINEは悪くない。

雑談、連絡、写真、出欠、配車、持ち物、欠席変更、全部を一本のトーク画面に押し込んでおいて「見づらい」と怒られるLINEも、少し気の毒ではある。

4　未回答を「欠席扱い」にするより、「未回答」という状態を残す

「返事がなければ欠席扱いにすればいい」

一見、ものすごく簡単である。

担当者も楽になる。

ただし翌日、「え？うち行くつもりだったんだけど」が発生すると、楽だった時間を利息付きで返すことになる。

しかもスポ少では、保護者の返信忘れと子どもの試合参加がつながっている。

親がLINEを忘れただけなのに、子どもが「なんで俺、試合行けないの？」となったら面倒である。

家に帰った親子の会話まで想像すると、空気がだいぶ重い。

だから「参加」「欠席」だけではなく、「未回答」を未回答のまま残しておく。

何も選んでいない人を、担当者が勝手に欠席へ変換しない。

「返事していない」という事実だけを、そのまま置く。

これだけでも話は変わる。

担当者の頭の中だけに未回答者リストがあると、担当者が責任者になる。

画面上で本人にも「未回答」と分かれば、ボールはまだ本人側にある。

未回答という名のボールを、毎回担当者が拾って玄関まで届ける必要はない。

Amazonでもそこまではしてくれない。

5　担当者を変えるより、「担当者がいなくても回る状態」を作る

出欠担当が疲れると、よく出る案がある。

「じゃあ来月は交代しよう」

公平感はある。

ただし仕組みがそのままなら、苦しむ人が変わるだけだ。

Aさん「もう無理」

Bさん「じゃあ私やるよ」

一か月後。

Bさん「もう無理」

Cさん「じゃあ私が」

これは改善ではない。

生贄のローテーションである。

しかも全員、最初は「そんなに大変かな？」という顔で引き受ける。

そして三週間後、LINEを開きながら同じ目になる。

「……まだ4人」

人は歴史から学ばない。

スポ少はそれを毎月教えてくれる。

見るべきなのは担当者ではなく、担当者がいなくても回るかどうかだ。

誰が未回答か、他の人でも分かる。

回答は一か所にある。

催促する回数が決まっている。

締切後の扱いも決まっている。

これなら担当者が一日スマホを見なくても、世界は滅びない。

逆に、一人が旅行に行っただけで出欠状況が分からなくなるなら、その人は担当者ではない。

サーバーである。

しかもバックアップなし。

催促される側にも、「返事をしたくない理由」がある

ここまで読んで、「そもそも期限までに返せばいいだけだろ」と思うかもしれない。

その通りである。

その通りすぎて、それだけで解決するならこの記事はここで終了である。

現実には、人間はそんなに美しく動かない。

仕事の予定がまだ分からない。

夫婦のどちらが送迎するか未定。

兄弟の試合と重なっている。

「参加」と回答した瞬間に「車出せますか？」が飛んできそうで、一回スマホを伏せる。

スポ少あるあるである。

参加ボタンが、時々「追加任務を受注する」ボタンに見える。

また、「欠席」と書くこと自体に妙な心理的負担があるケースもある。

「旅行なので休みます」と書けば、遊び優先と思われそう。

「家庭の都合で」と書けば、逆に何かあったのかと思われそう。

「欠席します」だけだと冷たく見えるか。

知らんがな、と言いたくなるが、本人は意外と真剣に考えている。

ただの出欠確認なのに、国際会議並みに文言調整を始める。

「欠席します🙇‍♀️」

謝る必要はないのだが、なぜか頭を下げる。

スポ少のLINEでは、「行けない」という事実より「感じ悪く見えないか」が重要になる瞬間がある。

だから回答は簡単なほうがいい。

参加。

欠席。

未定。

三択。

理由を書きたければ書けばいい。

書きたくなければ書かなくていい。

保護者に毎週「欠席理由作文コンクール」を開催する必要はない。

「返事をしない人を直す」より、「返事をしなくても担当者が壊れない」ほうを先に考える

スポ少で問題が起きると、どうしても人物改造計画が始まる。

「もっと早く返信してほしい」

「みんな責任を持ってほしい」

「担当者の気持ちを考えてほしい」

全部正しい。

ただ、人類は「もっとちゃんとして」で急にちゃんとするほど簡単にはできていない。

できるなら世の中から遅刻も忘れ物も未読メールも消えている。

Aは、未回答者を担当者がずっと頭の中で飼っているから疲れる。

Bは、各家庭の「回答する責任」が、いつの間にか担当者の「返事を回収する責任」へ変身する。

Cは、期限を過ぎても誰かが拾ってくれるから、「あとでいいか」が成立する。

この三つが揃うと、「未回答5人」という数字はただの5人ではない。

担当者にとっては、頭の中に常時5枚の付箋が貼られている状態である。

しかも剥がしたと思ったら、「やっぱり欠席で」と一枚戻ってくる。

ゾンビ付箋である。

だから解決策は、催促文に「‼️」を増やすことではない。

締切後の扱いを決める。

催促回数を決める。

回答場所を一つにする。

未回答は未回答として見えるようにする。

そして、担当者一人が追跡しなくても回る形にする。

これで全員が100％期限を守るようになるわけではない。

人間なので忘れる。

LINEを見て、そのまま洗濯物を取り込みに行き、三日後まで記憶から消えることもある。

でも、そのたびに一人の担当者がFBIの捜査官みたいに追いかける必要はなくなる。

次にスマホを開いて、

「まだ未回答が5人……」

となったら、5人を見てイライラする前に、一度仕組みを見たほうがいい。

なぜこの5人を、自分が全員捕獲しないと試合の準備が終わらないのか。

そこを変えない限り、担当者を交代しても来月また別の保護者がスマホの前で同じ顔をする。

「……まだ5人か」

その後ろでは子どもがバスケットボールを楽しそうに追いかけている。

そして親は未回答者を追いかけている。

親子そろって週末は追いかけっこである。

せめて大人のほうだけは、もう少し楽にしてもいい。